Tag archieven: advies

Hoe werkt een kwaliteitssysteem wél effectief?

Vaak gaat het mis bij een theoretische aanpak van een kwaliteitssysteem. Waarbij processen volledig waterdicht uitgewerkt zijn op papier. Echter als ze niet toegepast worden bieden ze weinig toegevoegde waarde.

procesflow

Praktische aanpak

Een praktische aanpak voor de opzet en implementatie van een kwaliteitssysteem leidt tot betere resultaten dan een theoretische benadering. Kwaliteitsmanagement wordt in een bedrijf dan ook best op een praktische manier uitgewerkt met in het achterhoofd de toepasbaarheid.

Beheersing van de risico’s

Kies voor een risicomijdende benadering om processen over te brengen. Hou het eenvoudig, beknopt en toegankelijk.  Wat moet je doen om de grootste risico’s in processen te vermijden? Door deze vraag te stellen krijg je een goed beeld van de risico’s. En kun je aansluitend maatregelen nemen om deze risico’s beheersbaar te houden. Dit resulteert uiteindelijk in een afname van de faalkosten.

Hoe werkt een kwaliteitssysteem wél effectief?

Laat proceseigenaars zelf de processen uitschrijven. Zij hebben immers de kennis en expertise en kunnen deze perfect vertalen in een flowchart. Zij weten meestal ook welke mogelijke veranderingen effectief beterschap brengen en welke niet. De beste verbetervoorstellen vind je meestal op de werkvloer.  

De beste ideeën komen van de vloer

Een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem wordt vooral door de mensen van het bedrijf zelf opgezet. Op die manier voelen medewerkers zich maximaal betrokken bij het eindresultaat. Het spreekt voor zich dat een dergelijke praktische aanpak op termijn tot een hoger rendement van het kwaliteitssysteem leidt.  

GEREGISTREERD MVO ADVISEUR

MVO-Register is een samenwerking aangegaan met Sparx om elkaar te ondersteunen in een gemeenschappelijk doel: het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Als geregistreerd adviseur begeleid ik bedrijven omtrent MVO-strategie en implementatie, certificatie en verslaglegging.

Gemeenschappelijk doel

Klanten, werknemers, investeerders eisen steeds meer transparantie van bedrijven als het gaat om duurzaamheid. Zij kiezen graag voor bedrijven die een heldere MVO-koers varen: maatschappelijk verantwoord ondernemen.

MVO-register

Het MVO-Register helpt bedrijven hun MVO programma te structureren en hier verslag over te doen. Tegelijkertijd kunnen bedrijven via het MVO-Register hun MVO prestaties tonen en kunnen stakeholders transparant en overzichtelijk zien wat die prestaties zijn. Het MVO-Register is een online platform waar bedrijven hun MVO prestaties zichtbaar maken aan klanten. Inmiddels hebben zich hier meer dan 1800 bedrijven uit het MKB bij aangesloten. 

De aanpak van het MVO-Register sluit nauw aan bij internationale en nationale normen op het gebied van duurzaamheid zoals ISO26000, de Sustainable Development Goals (SDG) van de Verenigde Naties, Global Reporting Initiative (GRI) en AccountAbility Principles Standard (AA1000). 

MVO gaat niet alleen over het afdekken van risico’s. Veel bedrijven gaan een stap verder en richten zich op nieuwe markten en businessmodellen die winst voor mens, maatschappij en milieu combineren. ​In zekere zin bereiden bedrijven zich op deze manier op de toekomst.

Daarnaast werk ik samen met

Stichting MVO-Register. Online platform waar bedrijven hun MVO prestaties zichtbaar maken. Maak eenvoudig een MVO-rapport in dé duurzame databank van Nederland.

Stiching Stimular. Helpt bedrijven en organisaties om hun bedrijfsvoering te verduurzamen. Meet en presenteer uw milieuprestatie met de Milieubarometer-tool.

MVO Nederland. De wegwijzer voor ondernemend Nederland op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

GroeneZaken. Het netwerk voor duurzame bedrijven. GroeneZaken wil de marktkansen van groene bedrijven vergroten.

Interesse?

Benieuwd wat ik voor u kan betekenen? Bel dan naar 06-811 922 95, vul het contactformulier in of mail naar frank.winter@sparx.nl.

MVO, hoe doe je dat?

MVO, hoe doe je dat?

Waren voorheen eisen van je klanten grotendeels bepalend. Tegenwoordig zijn deze vervangen door maatschappelijk verwachtingen van stakeholders. Hiermee is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), ook wel duurzaam ondernemen,  belangrijker geworden.

MVO, hoe doe je dat?

Je overweegt MVO in te voeren in je bedrijf. Immers weet je wat MVO voor je bedrijf betekent.  En waarom je wat aan MVO wilt doen. Alleen je weet niet goed hoe. Je zoekt houvast om te inventariseren wat je bedrijf al doet op het gebied van duurzaamheid én wat je bedrijf nog meer kan doen.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen vraagt een grote omslag. In onder andere bedrijfsvoering, procesoptimalisatie, normaliseren, andere diensten en producten, samenwerken met ketenpartners en natuurlijk betrokkenheid van je medewerkers.

Om maatschappelijk verantwoord te kunnen ondernemen is betrokkenheid en gedragsverandering bij medewerkers van doorslaggevend belang.  Deze verandering versnel je door goed te organiseren. Een krachtig hulpmiddel daarbij is een managementsysteem. Zoals het MVO prestatieladder (ISO 26000) en kwaliteitszorg (ISO 9001).  Alleen hoe pakt je dit adequaat aan?

Systematische aanpak

Gezamenlijk schetsen we het beleid en vertalen deze vanuit een managementsysteem benadering naar strategie en concrete doelen op de werkvloer. Behoeften van het management krijgen op deze manier vorm in je bedrijf.

Waarom een management-aanpak effectief bijdraagt?

Sparx kwaliteitsmanagement speelt met zijn kennis en kunde op gebied van strategie, processen en organisaties een grote rol in het realiseren van MVO. Sparx reikt hulpmiddelen, technieken en methoden aan om MVO te implementeren. De organisatie in te richten, de communicatie te verbeteren, het gedrag van medewerkers te veranderen. En bovendien te voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen van stakeholders. Dit alles m.b.v. een managementsysteem.

Meer weten

Wil je meer weten over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (opzet, organisatie, kosten)? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem contact op met Frank Winter: E frank.winter@sparx.nl of M 06 811 922 95.

ISO 9001 certificering

ISO 9001 certificeringWat is de meerwaarde van certificatie?

Met een ISO 9001 certificering heeft u een ‘bewijs’ dat u voldoet aan de eisen van een norm. Dit kan nuttig zijn in aanbestedingstrajecten. Maar ook klanten die er niet specifiek om vragen, vinden het prettig om te zien dat u uw organisatie op orde heeft. Intern wordt certificering vaak als mijlpaal en bekroning op heel veel werk gezien, en daarna is het een stok achter de deur om uw systeem actueel te houden.

Hoe verloopt het certificatieproces?

Als u wilt certificeren, dan wordt ISO 9001 in twee fases uitgevoerd.

Het fase één onderzoek kunt u zien als een soort generale repetitie: bent u toe aan de certificering en wat zijn eventuele ‘obstakels’? Het tweede fase onderzoek is het sluitstuk op uw ISO 9001 certificering. Deze twee onderzoeken vinden plaats binnen een periode van vijf maanden. Maar u kunt er ook voor kiezen het proces sneller te laten verlopen. Normaliter zit er tussen het eerste en tweede fase onderzoek twee tot drie maanden.

Wat is het fase één onderzoek?

De doelstellingen van het fase één onderzoek zijn:

  • de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem van uw organisatie beoordelen;
  • de specifieke omstandigheden van uw organisatie beoordelen en gesprekken voeren met medewerkers om te bepalen of de organisatie klaar is voor fase twee;
  • de status van uw organisatie en inzicht in de eisen van de norm beoordelen, meer in het bijzonder met betrekking tot het identificeren van de voornaamste prestaties van het managementsysteem of van significante aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering ervan;
  • de nodige informatie verkrijgen in verband met het toepassingsgebied (de scope) van uw managementsysteem, met inbegrip van:
    • de vestiging(en);
    • processen en middelen die worden gebruikt;
    • niveaus van ingestelde beheersmaatregelen (met name bij meer vestigingen);
    • eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
  • bepalen welke middelen nodig zijn voor fase twee en het met u vaststellen van de details van fase twee;
  • het plannen van het fase twee onderzoek, door voldoende inzicht te verkrijgen in het managementsysteem van uw organisatie en de activiteiten, in relatie tot de managementsysteemnorm of andere normatieve documenten;
  • beoordelen of de interne audits en de management reviews worden gepland en uitgevoerd en of de organisatie gereed is voor fase twee.

Wat is het fase twee onderzoek?

Het doel van het fase twee onderzoek is het beoordelen van de invoering, inclusief de doeltreffendheid, van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. Fase twee vindt plaats op uw locatie(s) en beslaat ten minste het volgende:

  1. informatie en bewijsstukken ten aanzien van het voldoen aan alle eisen in de van toepassing zijnde norm of in andere normatieve documenten;
  2. prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling ten opzichte van de voornaamste prestatiedoelen en taakstellingen (in overeenstemming met de verwachtingen in de van toepassing zijnde managementsysteemnorm of in een ander normatief document);
  3. het vermogen van uw kwaliteitsmanagementsysteem en de prestaties wat betreft het voldoen aan de eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen;
  4. operationele beheersing van uw processen;
  5. nterne audits en management review;
  6. managementverantwoordelijkheid voor het beleid.

Wat is de procedure na het behalen van het certificaat?

Uw certificaat is drie jaren geldig, mits er elk jaar een controleonderzoek plaatsvindt. Een jaar na het fase twee onderzoek vindt controle één plaats, twaalf maanden daarna controle twee.

Controleonderzoeken worden op uw locatie(s) uitgevoerd, maar zijn niet per se een onderzoek van het volledige kwaliteitsmanagementsysteem. Door controleonderzoeken kunnen wij bepalen of uw kwaliteitssysteem voortdurend aan de eisen voldoet. Elk controleonderzoek omvat minimaal het volgende:

  1. interne audits en management review;
  2. een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld;
  3. klachtenbehandeling;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem;
  5. voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering;
  6. voortdurende operationele beheersing;
  7. beoordeling van eventuele veranderingen;
  8. gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.

Een jaar na controle twee kunt u uw certificaat verlengen met een herbeoordeling.

Hoe verloopt de hercertificering?

Door hercertificering bevestigt u dat het kwaliteitsmanagementsysteem voortdurend aan de eisen voldoet en doeltreffend is en dat het voortdurend relevant en van toepassing is voor het toepassingsgebied van de certificatie. De herbeoordeling wordt tijdig met u gepland en uitgevoerd, zodat tijdige vernieuwing vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk is.

De herbeoordeling omvat minimaal het volgende:

  1. beoordeling van rapporten van voorgaande controleaudits en de prestaties van het managementsysteem gedurende de certificatiecyclus
  2. beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem in het licht van interne en externe veranderingen en de voortdurende relevantie en toepasbaarheid ervan binnen het toepassingsgebied van de certificatie;
  3. aantoonbare betrokkenheid om de doeltreffendheid en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem te behouden, om de algehele prestatie te verhogen;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Voor de herbeoordeling kan een fase één noodzakelijk zijn in situaties waarbij significante veranderingen zijn in het managementsysteem, de organisatie of de context waarbinnen het managementsysteem werkt (bijv.

Ga vandaag nog voor ISO9001

Wil je meer weten over ISO 9001 certificering? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem direct contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.

Door good housekeeping zijn gevaarlijke situaties en incidenten te voorkomen

arbo managementZondag ochtend, nog maar net wakker strijkel ik half over het rondslingerende speelgoed van mijn zoontje. Niet fijn natuurlijk, maar de schade viel mee. Mijn kind is nog te jong om zelfstandig zijn speelgoed op te ruimen. En dat zal de komende jaren nog wel zo zijn vrees ik. Maar met een beetje hulp en veel aandacht van zijn ouders ruimt hij zijn spullen keurig op.

Good housekeeping

Feit is dat een soepel draaiend huishouden een degelijke aanpak vereist, vooral omdat het werk behoorlijk veelomvattend is. Met een beetje afwassen, stofzuigen, eten koken en een beetje opruimen ben je er lang niet, echt good housekeeping vraagt om in- en overzicht.

En dat betekent dat alles zijn eigen plaats kent, zodat bestek, boeken, speelgoed, schrijfgerei, pleisters en postzegels tot vazen te vinden zijn als zij moeten worden gebruikt, maar ook dat bijvoorbeeld de kabels en leidingen netjes zijn weggewerkt (zodat jijzelf, je familie of de visite niet languit struikelend in de kamer belanden met alle gevolgen van dien)

Hetzelfde gaat ook op voor het bedrijfsleven, waar we het onder anderen hebben over kantines, werkplaatsen, productieomgevingen, magazijnen, kantoren, vergaderruimten. Ook daar kent alles zijn eigen plek, de prullenbakken in de kantine, de gereedschapsrekken in de werkplaatsen, de slang- en leidinghaspels in een productie-omgeving, de parkeerplaats voor de heftruck of palletwagen in het magazijn, de bekabeling netjes weggewerkt in de kantoren en vergaderruimten.

Een ander belangrijk onderdeel van good housekeeping is regelmatig en consequent opruimen. Bijvoorbeeld na het uitvoeren van werkzaamheden het direct afvoeren van de diverse (afval) materialen. Maar ook dat bijvoorbeeld slangen van lastoestellen, gebruikte verlengkabels et cetera na gebruik zijn opgeruimd of op de juiste wijze zijn weggewerkt.

Arbo-coördinatoren komen nog regelmatig gevaarlijke situaties of incidenten tegen met betrekking tot afval welke is achtergebleven op een voormalige werkplek. Maar ook mogelijk struikelgevaar door kabels, slangen en leidingen die her en der rondslingeren of niet goed zijn weggewerkt. Om de hiervoor genoemde redenen is het aan te bevelen dat Arbo-coördinatoren altijd extra alert zijn op mogelijk struikelgevaar. Dit betekent dat ik thuis tegenwoordig ook meer alert ben op het rondslingerende speelgoed.

5 redenen om snel over te stappen naar ISO 9001:2015

overstap ISO9001:2015Honderden bedrijven zijn al succesvol naar de nieuwe normen overgestapt. Zo voorkomen ze dat hun certificaat na 15 september 2018 vervalt. Bent u nog niet overgestapt? Dan faciliteren we de transitie. Op deze manier kunnen ook eventuele tekortkomingen tegen de nieuwe norm tijdig worden opgelost, zodat uw certificering niet in gevaar komt.

Vijf redenen om over te stappen

Voor elke organisatie, dus ook voor die van u, zijn er belangrijke redenen om zo snel mogelijk over te stappen naar de 2015 versie van ISO 9001 of ISO 14001.

Wij zetten deze vijf redenen voor u op een rij.

  1. Op 15 september 2018 moeten alle gecertificeerde organisaties opnieuw? gecertificeerd zijn volgens ISO 9001:2015 en ISO 14001:2015. Certificaten die niet zijn omgezet, vervallen na die datum
  2. De nieuwe ISO normen zorgen voor een betere integratie van kwaliteits- en milieumanagement binnen de strategie van uw organisatie
  3. De nieuwe normen zijn opgesteld in de kenmerkende High Level Structure (HLS). Dit zorgt ervoor dat de normen eenvoudig geïntegreerd en gecombineerd kunnen worden met alle andere ISO normen
  4. Het management is meer betrokken bij het werken aan kwaliteit en er wordt hierin een actievere rol van hen verwacht
  5. Er wordt veel aandacht gegeven aan risicomanagement. Dit wordt een integraal onderdeel van de organisatie en laat zien wat er gebeurt als er wordt afgeweken van de kwaliteitseisen.
Voorbereidingen overstap

Voordat u de overstap maakt, moet u vaststellen of u aan de eisen van de nieuwe norm(en) voldoet. Loop daarvoor de volgende stappen door:

  1. Train medewerkers met de betrekking tot de nieuwe eisen. De focus ligt hierbij op het management, omdat verschillende belangrijke wijzigingen, zoals het bepalen van de context en het risicomanagement voornamelijk relevant voor het management zijn
  2. Bepaal aan welke nieuwe eisen nog niet voldaan wordt en onderneem actie om er wel aan te voldoen. Bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van een gap-analyse.
  3. Voer interne audits uit om vast te stellen of aan de nieuwe eisen voldaan wordt
  4. Voer de directiebeoordeling uit, waarin vastgesteld moet worden dat aan de eisen van de nieuwe norm wordt voldaan

Wilt u meer weten over (een audit voor) de overstap? Lees meer over onze diensten en neem contact op met Sparx bedrijfsondersteuning.

Oude ISO-norm nog zeven maanden toegestaan

ISO9001:2015 deadlineOver zeven maanden, om precies te zijn op 15 september, worden alle ISO 9001:2008 certificaten ongeldig. De overgangstermijn van drie jaar om over te stappen op versie 2015 van de norm is dan voorbij. Als uw organisatie nog niet is overgestapt, is het dan onmogelijk om nog op tijd aan die nieuwe norm te voldoen?

Dat niet, maar het is nu wel een kwestie van aanpakken en keuzes maken. Daarbij zijn de volgende acties belangrijk:

  • Maak een afspraak met uw certificeerder. Hoe langer u wacht, hoe voller diens agenda en hoe meer kans u loopt niet voor 15 september aan de beurt te zijn.
  • Inventariseer welke analyses er al zijn. Een van de belangrijkere en omvangrijkere nieuwigheden in ISO 9001:2015 is de analyse van de organisatiecontext. Het beleid moet gebaseerd zijn op onderzoek naar en kennis van de eisen en wensen van relevante belanghebbenden, en interne en externe ontwikkelingen.
    Best kans dat er in uw organisatie in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen of marketing al bekend is welke belanghebbenden veel invloed hebben op de manier van werken. Ook best kans dat er voor de marketing of het meerjarenbeleidsplan onderzoek is gedaan naar ontwikkelingen in de markt en maatschappij. Of dat er een SWOT-analyse is uitgevoerd. Het kan ook gemakkelijk zijn dat marketing of verkoop een redelijk beeld heeft van de eisen en wensen van verschillende klantgroepen en dat het management weet welke eisen toezichthouders stellen. En hopelijk heeft de P&O’er al nagedacht over een strategische personeelsplanning. Zoek tenslotte de uitgevoerde risicoanalyses; vaak hebben financiële en IT-mensen al over risico’s nagedacht.
  • Organiseer een stevige sessie met het management. De nieuwe norm legt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit nog nadrukkelijker bij hen. Directeur(en) of bestuurder(s) en MT-leden moeten dus echt zelf in actie komen. Voor veel organisaties is dit gelukkig niet nieuw.
    Leidraad voor de sessie zijn de eisen voor de directiebeoordeling/ management review. Besteed een belangrijk deel van de beoordelingstijd aan de eisen die nieuw zijn in ISO 9001:2015. Dat betekent dat de analyses die in het vorige punt zijn verzameld kritisch beoordeeld, en waar nodig aangepast moeten worden. Daarnaast moet het kwaliteitsbeleid goed tegen het licht worden gehouden en is een kritische beschouwing van de verbetercultuur (inclusief de rol van de aanwezigen daarin) aan de orde. Plus uiteraard alle informatie die ook in het verleden in de directiebeoordeling aan de orde kwam. Trek heldere conclusies en benoem concrete acties.
  • Start risico-discussies per proces. De nieuwe norm is expliciet gericht op het omgaan met risico’s. De kansen en risico’s van de organisatie zijn in het bovenstaande aan de orde geweest. Maar het is ook zaak te onderzoeken wat de risico’s in de manier van werken zijn. Borgingsmaatregelen (waaronder het beschrijven van processen in procedures) moeten in verhouding staan tot de risico’s van een proces. Het is voor de hercertificering belangrijk dat deze manier van processen evalueren is opgestart. Omdat het een vorm van continu verbeteren is, hoeft het niet áf te zijn (continu verbeteren is tenslotte per definitie nooit klaar).

Komt u met deze acties zonder kleerscheuren door de audit? Daar valt natuurlijk geen garantie op te geven. Maar ze helpen wel voorkomen dat er dusdanige gaten zijn dat uw certificeerder een overgang op de nieuwe norm kansloos acht. Na de audit is het natuurlijk zaak om de acties uit de directiebeoordeling op te volgen. Ook moet u de deregulering, die onvermijdelijk uit het herbeoordelen van procesrisico’s volgt, doorzetten. Ofwel: na de audit gaat het erom structureel en continu invulling te geven aan een kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op risico’s en kansen.

Wilt u meer weten over (een audit voor) de overstap? Lees meer over de transitie diensten en neem contact op met Sparx bedrijfsondersteuning.

ISO9001:2015 behaald

iso9001:2015Na een periode van voorbereiding was het dan zo ver, de geslaagde transitie audit ISO9001 voor Leja Products B.V. Zij zijn klaar voor de nieuwe ISO9001:2015 norm!

Meer weten

Meer specifieke informatie over de nieuwe ISO-norm. En hoe u ISO9001 gecertificeerd kan worden vindt u op deze pagina.

Heeft u een andere vraag. Of wilt u vrijblijvend een advies voor uw bedrijf. Neem dan contact op.

Lees hier meer over de vernieuwde ISO9001:2015 norm.

Wat is een directiebeoordeling?

directiebeoordeling ISODe directiebeoordeling, ook wel ‘management review’ genoemd, is de beoordeling van de effectiviteit van uw systeem door het topmanagement van uw organisatie. Hiermee stelt de directie dus vast of het managementsysteem ondersteunt in het behalen van de beoogde doelstellingen.

De toegevoegde waarde van een directiebeoordeling

Directiebeoordelingen zijn heel nuttig om te zorgen dat het management stilstaat bij de algemene prestaties van de organisatie (en het systeem) door naar het grote plaatje te kijken. Een duidelijk beeld wordt geschetst met onderstaande afbeelding. Managers hebben over het algemeen een veel positiever beeld van hoe zaken in het proces verlopen dan ze daadwerkelijk gaan (lees: 96% van de problemen die niet bekend zijn bij managers).

directiebeoordeling ISODe nog steeds zeer relevante Iceberg of Ignorance – Consultant Sidney Yoshia, 1989

Als slechts 4% van de problemen bekend is bij topmanagers, hoe kan de directie dan een goed beeld krijgen van hoe het er echt in zijn organisatie aan toegaat en wat de risico’s en kansen zijn om het nog beter te kunnen doen? Daar is de directiebeoordeling voor.  De interne audits zijn een belangrijke vorm van input voor de directiebeoordeling.
Deze “Iceberg of Ignorance” maakt op een rake manier duidelijk welke waarde interne audits en de directiebeoordeling voor uw organisatie kunnen vertegenwoordigen om te zorgen dat problemen en kansen (op tijd) aan het licht komen.

Draagvlak als voorwaarde voor een waardevolle directiebeoordeling

In de praktijk is tijdens audits zichtbaar dat het onderwerp directiebeoordeling vanuit de organisatie niet als een waardevolle managementtool wordt gezien. Het onderwerp krijgt dus ook vaak te weinig prioriteit.

U doet er verstandig aan al ver vooruitlopend op de directiebeoordeling te zorgen voor draagvlak bij het management voor het (nog te implementeren) managementsysteem en alle activiteiten die horen bij het beheersen en verbeteren daarvan, zo ook de directiebeoordeling.

De basis van een goed managementsysteem is dat het aansluit bij de doelen die uw directie voor ogen heeft

Uw uitdaging ligt, bij voorkeur al zo vroeg mogelijk in het proces in het aantonen aan het management waarom de directiebeoordeling behalve een verplicht nummertje voor certificering wel degelijk van toegevoegde waarde is! Waarom? Hiermee voorkomt u dat de directiebeoordeling door uw directie gezien als een verplichting vanuit een norm en dus als iets dat alleen maar tijd en geld kost.

Hoe doet u dat? De basis van een goed managementsysteem is dat het aansluit bij de doelen die uw directie voor ogen heeft. Wanneer u doelstellingen voor het managementsysteem gaat bepalen in overleg met de directie, is het ideale moment om ook meteen de verwachtingen van de directie in het kader van het managementsysteem duidelijk te communiceren.

De directie als sponsor van het managementsysteem en KAM

De directie moet een sponsor zijn van uw KAM-activiteiten en het mananagementsysteem. Dit betekent dat u, nog voordat u aan de slag gaat met het managementsysteem de juiste input moet leveren die de oren van het management doet spitsen. Dat begint in de basis bij doelstellingen die u samen met de directie voor het systeem definieert.

De directie zal commitment en leiderschap moeten tonen om het behalen van de doelstellingen van het milieumanagementsysteem te ondersteunen. U hebt het draagvlak van de directie bovendien nodig om elders in de organisatie mensen mee te krijgen.

Met het meten van resultaat voor die doelstellingen zet u vervolgens uw rol in KAM beter op de kaart en gaat u succes aantonen. Wat voor impact hebben het systeem en maatregelen bijvoorbeeld op kostenbesparing, meer (tevreden) klanten, of meer omzet?

De directiebeoordeling – geen verplicht nummertje

U moet de directiebeoordeling daarom absoluut niet zien als een invuloefening, maar een evaluatiemoment waarbij de effectiviteit van de managementactiviteiten door het management wordt beoordeeld. Als blijkt dat in de praktijk veel afspraken niet worden gevolgd, dan mag de directie concluderen dat het aansturen van de organisatie, beleid of de systematiek niet effectief is en er maatregelen moeten worden genomen.

Hoe vaak vindt een directiebeoordeling plaats?

Het is  verstandig om minimaal 1 keer per jaar de directiebeoordeling uit te voeren, omdat u dan ook zaken voor de externe audit geëvalueerd hebt als een externe auditor van een certificatie-instelling langskomt. Probeer ervoor te zorgen dat u de input voor de directiebeoordeling niet beperkt tot één moment in het jaar, zodat deze input het meest representatief is voor wat er in de organisatie gebeurt.

Waar ligt de rol van de KAM-functionaris in de directiebeoordeling?

Zorg in ieder geval dat het management de directiebeoordeling zelf uitvoert. en u vooral de rol van input en output coördineren op u neemt. Laat u niet voor het karretje spannen de directiebeoordeling ook uit te voeren omdat het een “KAM-verantwoordelijkheid” is. Zij moeten erkennen wat er in de organisatie aan de hand is en verbetermaatregelen ondersteunen.

U kunt de voorbereiding, analyse van prestaties, andere geschikte input-informatie en vastlegging voor uw rekening nemen. Het uitvoeren van de daadwerkelijke review is de uitdrukkelijke verantwoordelijkheid van uw directie. De input voor de directiebeoordeling kan komen vanuit de processen/afdelingen maar bijvoorbeeld ook vanuit audit-resultaten.

Houd altijd de waarde van het managementsysteem scherp. Zorg dat u alle kansen aangrijpt om de directie te laten inzien dat het managementsysteem en (externe) beoordeling daarvan niet het afvinken is van een checklist op basis van norm-eisen, maar dat het systeem er is om de organisatie te sturen en waardevolle risico’s en kansen in processen boven water te krijgen die het behalen van doelstellingen negatief kunnen beïnvloeden of positief zouden kunnen beïnvloeden.

Waar loopt u na de directiebeoordeling mee weg?

De concrete output is het verslag, waarin de conclusies, besluiten en verbetermaatregelen, inclusief benodigde middelen, worden vastgelegd. Met behulp van een actielijst met actiehouders en deadlines ziet u er op toe dat die verbetermaatregelen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd.

Maar de belangrijkste uitkomst zijn de processen in uw organisatie die zijn ingericht op het behalen van de (groei)doelstellingen van uw directie – en dus op de groei van uw organisatie.

Wat kenmerkt een goede consultant?

consultant, kwaliteit, management, bedrijfskundigEr zijn uiteraard minimaal noodzakelijke voorwaarden: slim zijn, goed opgeleid, welbespraakt, zelfverzekerd en business ready. Maar dat is niet waarvoor cliënten een consultant inhuren. Maar wat maakt een consultant dan een consultantsuperman?

Superkrachten

  • Nieuwsgierigheid. Het zit consultants in het DNA. Ze zoeken non-stop naar wat het échte probleem is, zijn niet bang om heel doortastend vragen te stellen.
  • Gestructureerd denken en communiceren. Gestructureerd denken is onmisbaar bij probleemoplossing: het vermogen om een diagnose te stellen, een centrale vraag, hypothese en gestructureerde aanpak te formuleren en een plan van aanpak voor de implementatie te ontwikkelen. Beknopt en precies communiceren is absolute meerwaarde in dit digitale tijdperk met korte aandachtspannes.
  • Herhalen tussen details opgraven en abstraheren. Het diepe induiken en naar details kijken, terug naar boven gaan en vragen wat dat dan betekent (dus? nou en?) – en dat weer verdere diepte-analyse laten aandrijven. Volgens de 80/20-regel.
  • Vasthoudendheid en doorzettingsvermogen. Nodig bij alles wat je doet, van datacollectie tot business-development. Net als vindingrijkheid en veerkracht. Je wordt vaak teruggefloten (onwelwillende mensen, data die je tegenspreken, offertes verliezen van concurrenten). Pak de scherven op en ga door. What doesn’t kill you makes you stronger.
  • Continu jezelf verbeteren. Je moet je cliënten altijd een stap voor zijn qua kennis en vaardigheden, actueel zijn, de vinger kunnen leggen op wat vitaal is. Blijven leren, jezelf geregeld opnieuw uitvinden als reactie op marktomstandigheden en trends, reflecteren op je ervaring.
  • Emotionele intelligentie, empathie, aardig zijn. Je werkt met cliënten en teams, en de grootste problemen bij implementatie zijn mens-georiënteerd. Daar komt bij: voor accountmanagement en business development is het opbouwen van vertrouwen en goede relaties onontbeerlijk.
  • Teamplay. Je zit in projectteams, accountteams, salesteams en later leiderschapsteams, en werkt onder grote druk en met strakke deadlines. Als je niet goed samenwerkt, veroorzaak je frictie en verslechter je prestaties.
  • Inschikkelijk zijn bij het leveren van resultaten. Dingen gaan zelden volgens plan. De cliënt verandert halverwege van mening, teamleden worden ziek, beloofde data en middelen worden niet geleverd, of de projectduur wordt ineens verkort (‘Kunnen we de deadline naar voren halen gezien de vakantie van de CEO?’). Houd er vooraf al rekening mee, maar weet je ook halverwege aan te passen en toch te leveren wat van je verwacht wordt.
  • Een specifieke expertise. Expertise waarmee jij het verschil maakt, rond iets actueels of heel specifieks als bitcoin of RPA (robotic process automation).
  • Oordeelsvermogen. Een combinatie van goed kunnen evalueren én goede besluiten kunnen nemen.

Bron: Consulting Magazine