Tagarchief: certificatie

5 redenen om snel over te stappen naar ISO 9001:2015

overstap ISO9001:2015Honderden bedrijven zijn al succesvol naar de nieuwe normen overgestapt. Zo voorkomen ze dat hun certificaat na 15 september 2018 vervalt. Bent u nog niet overgestapt? Dan faciliteren we de transitie. Op deze manier kunnen ook eventuele tekortkomingen tegen de nieuwe norm tijdig worden opgelost, zodat uw certificering niet in gevaar komt.

Vijf redenen om over te stappen

Voor elke organisatie, dus ook voor die van u, zijn er belangrijke redenen om zo snel mogelijk over te stappen naar de 2015 versie van ISO 9001 of ISO 14001.

Wij zetten deze vijf redenen voor u op een rij.

  1. Op 15 september 2018 moeten alle gecertificeerde organisaties opnieuw? gecertificeerd zijn volgens ISO 9001:2015 en ISO 14001:2015. Certificaten die niet zijn omgezet, vervallen na die datum
  2. De nieuwe ISO normen zorgen voor een betere integratie van kwaliteits- en milieumanagement binnen de strategie van uw organisatie
  3. De nieuwe normen zijn opgesteld in de kenmerkende High Level Structure (HLS). Dit zorgt ervoor dat de normen eenvoudig geïntegreerd en gecombineerd kunnen worden met alle andere ISO normen
  4. Het management is meer betrokken bij het werken aan kwaliteit en er wordt hierin een actievere rol van hen verwacht
  5. Er wordt veel aandacht gegeven aan risicomanagement. Dit wordt een integraal onderdeel van de organisatie en laat zien wat er gebeurt als er wordt afgeweken van de kwaliteitseisen.
Voorbereidingen overstap

Voordat u de overstap maakt, moet u vaststellen of u aan de eisen van de nieuwe norm(en) voldoet. Loop daarvoor de volgende stappen door:

  1. Train medewerkers met de betrekking tot de nieuwe eisen. De focus ligt hierbij op het management, omdat verschillende belangrijke wijzigingen, zoals het bepalen van de context en het risicomanagement voornamelijk relevant voor het management zijn
  2. Bepaal aan welke nieuwe eisen nog niet voldaan wordt en onderneem actie om er wel aan te voldoen. Bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van een gap-analyse.
  3. Voer interne audits uit om vast te stellen of aan de nieuwe eisen voldaan wordt
  4. Voer de directiebeoordeling uit, waarin vastgesteld moet worden dat aan de eisen van de nieuwe norm wordt voldaan

Wilt u meer weten over (een audit voor) de overstap? Lees meer over onze diensten en neem contact op met Sparx bedrijfsondersteuning.

Oude ISO-norm nog zeven maanden toegestaan

ISO9001:2015 deadlineOver zeven maanden, om precies te zijn op 15 september, worden alle ISO 9001:2008 certificaten ongeldig. De overgangstermijn van drie jaar om over te stappen op versie 2015 van de norm is dan voorbij. Als uw organisatie nog niet is overgestapt, is het dan onmogelijk om nog op tijd aan die nieuwe norm te voldoen?

Dat niet, maar het is nu wel een kwestie van aanpakken en keuzes maken. Daarbij zijn de volgende acties belangrijk:

  • Maak een afspraak met uw certificeerder. Hoe langer u wacht, hoe voller diens agenda en hoe meer kans u loopt niet voor 15 september aan de beurt te zijn.
  • Inventariseer welke analyses er al zijn. Een van de belangrijkere en omvangrijkere nieuwigheden in ISO 9001:2015 is de analyse van de organisatiecontext. Het beleid moet gebaseerd zijn op onderzoek naar en kennis van de eisen en wensen van relevante belanghebbenden, en interne en externe ontwikkelingen.
    Best kans dat er in uw organisatie in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen of marketing al bekend is welke belanghebbenden veel invloed hebben op de manier van werken. Ook best kans dat er voor de marketing of het meerjarenbeleidsplan onderzoek is gedaan naar ontwikkelingen in de markt en maatschappij. Of dat er een SWOT-analyse is uitgevoerd. Het kan ook gemakkelijk zijn dat marketing of verkoop een redelijk beeld heeft van de eisen en wensen van verschillende klantgroepen en dat het management weet welke eisen toezichthouders stellen. En hopelijk heeft de P&O’er al nagedacht over een strategische personeelsplanning. Zoek tenslotte de uitgevoerde risicoanalyses; vaak hebben financiële en IT-mensen al over risico’s nagedacht.
  • Organiseer een stevige sessie met het management. De nieuwe norm legt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit nog nadrukkelijker bij hen. Directeur(en) of bestuurder(s) en MT-leden moeten dus echt zelf in actie komen. Voor veel organisaties is dit gelukkig niet nieuw.
    Leidraad voor de sessie zijn de eisen voor de directiebeoordeling/ management review. Besteed een belangrijk deel van de beoordelingstijd aan de eisen die nieuw zijn in ISO 9001:2015. Dat betekent dat de analyses die in het vorige punt zijn verzameld kritisch beoordeeld, en waar nodig aangepast moeten worden. Daarnaast moet het kwaliteitsbeleid goed tegen het licht worden gehouden en is een kritische beschouwing van de verbetercultuur (inclusief de rol van de aanwezigen daarin) aan de orde. Plus uiteraard alle informatie die ook in het verleden in de directiebeoordeling aan de orde kwam. Trek heldere conclusies en benoem concrete acties.
  • Start risico-discussies per proces. De nieuwe norm is expliciet gericht op het omgaan met risico’s. De kansen en risico’s van de organisatie zijn in het bovenstaande aan de orde geweest. Maar het is ook zaak te onderzoeken wat de risico’s in de manier van werken zijn. Borgingsmaatregelen (waaronder het beschrijven van processen in procedures) moeten in verhouding staan tot de risico’s van een proces. Het is voor de hercertificering belangrijk dat deze manier van processen evalueren is opgestart. Omdat het een vorm van continu verbeteren is, hoeft het niet áf te zijn (continu verbeteren is tenslotte per definitie nooit klaar).

Komt u met deze acties zonder kleerscheuren door de audit? Daar valt natuurlijk geen garantie op te geven. Maar ze helpen wel voorkomen dat er dusdanige gaten zijn dat uw certificeerder een overgang op de nieuwe norm kansloos acht. Na de audit is het natuurlijk zaak om de acties uit de directiebeoordeling op te volgen. Ook moet u de deregulering, die onvermijdelijk uit het herbeoordelen van procesrisico’s volgt, doorzetten. Ofwel: na de audit gaat het erom structureel en continu invulling te geven aan een kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op risico’s en kansen.

Wilt u meer weten over (een audit voor) de overstap? Lees meer over de transitie diensten en neem contact op met Sparx bedrijfsondersteuning.

ISO9001:2015 behaald

iso9001:2015Na een periode van voorbereiding was het dan zo ver, de geslaagde transitie audit ISO9001 voor Leja Products B.V. Zij zijn klaar voor de nieuwe ISO9001:2015 norm!

Meer weten

Meer specifieke informatie over de nieuwe ISO-norm. En hoe u ISO9001 gecertificeerd kan worden vindt u op deze pagina.

Heeft u een andere vraag. Of wilt u vrijblijvend een advies voor uw bedrijf. Neem dan contact op.

Lees hier meer over de vernieuwde ISO9001:2015 norm.

wel of niet documenteren in KAM?

documenteren KAMDocumenteren misschien wel het meest besproken “noodzakelijke kwaad” in het vakgebied KAM. Wanneer is documenteren nu echt een keiharde eis in een norm? Kunt u het in veel gevallen omzeilen en uw collega’s de administratieve last besparen? Of is het toch van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen en processen goed verlopen?
In dit artikel leest u de zin en onzin van documenteren en hoe u wel zorgt dat documenteren bijdraagt aan een succes maken van KAM.

Als KAM-functionaris heb je de belangrijkste vaardigheden zoals communiceren, rapporteren en analyseren. Documenteren staat er in dit rijtje echter niet bij. Waarom eigenlijk niet?

Documenteren is niet cruciaal voor het bereiken van de doelstellingen van een managementsysteem. Tijdens audits in de praktijk is vaak zichtbaar hoe documenteren overmatig wordt toegepast en eigenlijk juist zorgt voor inefficiëntie. Waarom zou je alles tot in de puntjes vastleggen als afspraken en werkwijzen al op de goede manier in de hoofden van uw medewerkers zitten? Als iedereen het eens is over een werkwijze en deze op de afgesproken wijze toepast en uitvoert, is dit ook prima!

Moet documenteren wel van de norm?

U moet zaken alleen documenteren wanneer dit letterlijk benoemd staat in de norm. Dit zijn over het algemeen slechts enkele eisen in een norm. Probeer daarom uit de norm de zaken te vissen die expliciet vragen om gedocumenteerde informatie. Eerder dan uzelf de last op te leggen alles te willen vastleggen.

Nieuwe normen en certificatieschema’s leggen bovendien steeds minder de nadruk op documenteren. Voor bepaalde normen is dit zelfs altijd al zo geweest en worden zaken hier vaak verkeerd geïnterpreteerd. Neem bijvoorbeeld de definitie van Documented Information in de ISO 9001:

“ISO 9001 requires (and always has required) a ‘Documented quality management system’, and not a ‘system of documents’.”

Vertaald naar het Nederlands betekent dit dus: ISO 9001 vereist (en vereiste altijd al) een gedocumenteerd kwaliteitsmanagementsysteem en niet een “systeem van documenten”. Een wezenlijk verschil.

Wanneer dan wel documenteren?

Normen en certificatieschema’s geven u dus over het algemeen geen complete vrijheid in wat u vastlegt. Soms zult u zaken wel moeten vastleggen.

U doet er goed aan om in overige gevallen af te wegen in welke mate documenteren bijdraagt aan het goede verloop en het beheersen van onzekerheden van een proces, afspraak of werkwijze.

Het grootste risico van documenteren in KAM

Of u bepaalde afspraken en processen nu moet of kunt documenteren, u wilt hierbij vooral voorkomen dat de mensen die met het systeem moeten gaan werken zich niet begrepen voelen. Dat zij uw aanpak als een last ervaren en denken dat de werkzaamheden een negatieve impact op de productiviteit gaan hebben.

Het grootste risico is dus overmatig documenteren. Dat hierdoor een procedure niet wordt gedragen door de organisatie en in de la verdwijnt. Dit kan schadelijk zijn voor de lange termijn doelstellingen van het managementsysteem. Bovendien verstevigt het niet bepaald de positie en rol van uw KAM verantwoordelijkheden binnen uw organisatie.

Gaat u bepaalde zaken toch documenteren?

Dan doet u er goed aan duidelijk te maken naar belanghebbenden waarom afspraken gedocumenteerd moeten worden. Voordat zaken gedocumenteerd worden is het belangrijk dat u voldoende begrip van processen en afspraken in uw organisatie hebt en daar dus ook voldoende informatie over ophaalt om zaken goed te kunnen interpreteren. Denk hierbij aan het beheersen van onzekerheden in het proces, zoals risico’s en kansen en het bijdragen aan de verbetering van kwaliteit, veiligheid, milieu — en de strategische doelstellingen van uw organisatie.

Kijk vooral zover mogelijk vooruit, om te beoordelen of uw gedocumenteerde systematiek wel praktijkgericht, doelmatig en doeltreffend zal zijn. Hoe beter u de motivatie om te documenteren kunt benadrukken en hoe beter u in staat bent om te zorgen dat documentatie en registraties praktisch werkbaar zijn, hoe eenvoudiger het is om uw collega’s er in mee te krijgen.

Een slimmer “Documented management system”

Laat u niet beperken door de traditionele aanpak van het opstellen van een handboek, maar denk ook aan het inzetten van tools en automatisering. Met slimme oplossingen kunt u de efficiëntie van het systeem bewaken en ook de kans op fouten in het proces terugdringen. Zo voorkomt u ook dat het managementsysteem een soort schaduwadministratie van de daadwerkelijke praktijk wordt.

Documenteren is geen wondermiddel

Kortom, documenteren wordt pas nuttig als het de effectiviteit en efficiëntie van het dagelijks werk verhoogt – in plaats van verlaagt. Het is daarom aan u om het nut van documenteren te beargumenteren en de juiste handvatten aan te reiken, om te voorkomen dat documenteren in bureaucratische rompslomp verandert.

Wel of niet documenteren, dat is slechts één van de vele afwegingen die u dagelijks moet maken.

Gelukkig bent u niet de enige KAM-coördinator die tegen deze — en vele andere — vraagstukken aanloopt. Velen gingen u voor en verzonnen oplossingen om van hun rol in KAM een succes te maken.

Veel gestelde vragen over ISO 9001 certificering

ISO 9001 certificeringWat is de meerwaarde van certificatie?

Met een certificaat heeft u een ‘bewijs’ dat u voldoet aan de eisen van een norm. Dit kan nuttig zijn in aanbestedingstrajecten. Maar ook klanten die er niet specifiek om vragen, vinden het prettig om te zien dat u uw organisatie op orde heeft. Intern wordt certificering vaak als mijlpaal en bekroning op heel veel werk gezien, en daarna is het een stok achter de deur om uw systeem actueel te houden.

Hoe verloopt het certificatieproces?

Als u wilt certificeren, dan wordt ISO 9001 in twee fases uitgevoerd.

Het fase één onderzoek kunt u zien als een soort generale repetitie: bent u toe aan de certificering en wat zijn eventuele ‘obstakels’? Het tweede fase onderzoek is het sluitstuk op uw certificering. Deze twee onderzoeken vinden plaats binnen een periode van vijf maanden. Maar u kunt er ook voor kiezen het proces sneller te laten verlopen. Normaliter zit er tussen het eerste en tweede fase onderzoek twee tot drie maanden.

Wat is het fase één onderzoek?

De doelstellingen van het fase één onderzoek zijn:

  • de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem van uw organisatie beoordelen;
  • de specifieke omstandigheden van uw organisatie beoordelen en gesprekken voeren met medewerkers om te bepalen of de organisatie klaar is voor fase twee;
  • de status van uw organisatie en inzicht in de eisen van de norm beoordelen, meer in het bijzonder met betrekking tot het identificeren van de voornaamste prestaties van het managementsysteem of van significante aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering ervan;
  • de nodige informatie verkrijgen in verband met het toepassingsgebied (de scope) van uw managementsysteem, met inbegrip van:
    • de vestiging(en);
    • processen en middelen die worden gebruikt;
    • niveaus van ingestelde beheersmaatregelen (met name bij meer vestigingen);
    • eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
  • bepalen welke middelen nodig zijn voor fase twee en het met u vaststellen van de details van fase twee;
  • het plannen van het fase twee onderzoek, door voldoende inzicht te verkrijgen in het managementsysteem van uw organisatie en de activiteiten, in relatie tot de managementsysteemnorm of andere normatieve documenten;
  • beoordelen of de interne audits en de management reviews worden gepland en uitgevoerd en of de organisatie gereed is voor fase twee.

Wat is het fase twee onderzoek?

Het doel van het fase twee onderzoek is het beoordelen van de invoering, inclusief de doeltreffendheid, van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. Fase twee vindt plaats op uw locatie(s) en beslaat ten minste het volgende:

  1. informatie en bewijsstukken ten aanzien van het voldoen aan alle eisen in de van toepassing zijnde norm of in andere normatieve documenten;
  2. prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling ten opzichte van de voornaamste prestatiedoelen en taakstellingen (in overeenstemming met de verwachtingen in de van toepassing zijnde managementsysteemnorm of in een ander normatief document);
  3. het vermogen van uw kwaliteitsmanagementsysteem en de prestaties wat betreft het voldoen aan de eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen;
  4. operationele beheersing van uw processen;
  5. nterne audits en management review;
  6. managementverantwoordelijkheid voor het beleid.

Wat is de procedure na het behalen van het certificaat?

Uw certificaat is drie jaren geldig, mits er elk jaar een controleonderzoek plaatsvindt. Een jaar na het fase twee onderzoek vindt controle één plaats, twaalf maanden daarna controle twee.

Controleonderzoeken worden op uw locatie(s) uitgevoerd, maar zijn niet per se een onderzoek van het volledige kwaliteitsmanagementsysteem. Door controleonderzoeken kunnen wij bepalen of uw kwaliteitssysteem voortdurend aan de eisen voldoet. Elk controleonderzoek omvat minimaal het volgende:

  1. interne audits en management review;
  2. een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld;
  3. klachtenbehandeling;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem;
  5. voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering;
  6. voortdurende operationele beheersing;
  7. beoordeling van eventuele veranderingen;
  8. gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.

Een jaar na controle twee kunt u uw certificaat verlengen met een herbeoordeling.

Hoe verloopt de hercertificering?

Door hercertificering bevestigt u dat het kwaliteitsmanagementsysteem voortdurend aan de eisen voldoet en doeltreffend is en dat het voortdurend relevant en van toepassing is voor het toepassingsgebied van de certificatie. De herbeoordeling wordt tijdig met u gepland en uitgevoerd, zodat tijdige vernieuwing vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk is.

De herbeoordeling omvat minimaal het volgende:

  1. beoordeling van rapporten van voorgaande controleaudits en de prestaties van het managementsysteem gedurende de certificatiecyclus
  2. beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem in het licht van interne en externe veranderingen en de voortdurende relevantie en toepasbaarheid ervan binnen het toepassingsgebied van de certificatie;
  3. aantoonbare betrokkenheid om de doeltreffendheid en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem te behouden, om de algehele prestatie te verhogen;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Voor de herbeoordeling kan een fase één noodzakelijk zijn in situaties waarbij significante veranderingen zijn in het managementsysteem, de organisatie of de context waarbinnen het managementsysteem werkt (bijv.