Tag archieven: ISO9001

Kwaliteitsmanagement -zoals ISO9001- helpt bij het continu verhogen van de kwaliteit van processen, producten en interne organisatie. Met als doel een betere klantwaardering. Een goed ingericht ISO9001 kwaliteitsmanagementsysteem leidt tot minder kosten. En uiteindelijk een hoger rendement.

Hoe werkt een kwaliteitssysteem wél effectief?

Vaak gaat het mis bij een theoretische aanpak van een kwaliteitssysteem. Waarbij processen volledig waterdicht uitgewerkt zijn op papier. Echter als ze niet toegepast worden bieden ze weinig toegevoegde waarde.

procesflow

Praktische aanpak

Een praktische aanpak voor de opzet en implementatie van een kwaliteitssysteem leidt tot betere resultaten dan een theoretische benadering. Kwaliteitsmanagement wordt in een bedrijf dan ook best op een praktische manier uitgewerkt met in het achterhoofd de toepasbaarheid.

Beheersing van de risico’s

Kies voor een risicomijdende benadering om processen over te brengen. Hou het eenvoudig, beknopt en toegankelijk.  Wat moet je doen om de grootste risico’s in processen te vermijden? Door deze vraag te stellen krijg je een goed beeld van de risico’s. En kun je aansluitend maatregelen nemen om deze risico’s beheersbaar te houden. Dit resulteert uiteindelijk in een afname van de faalkosten.

Hoe werkt een kwaliteitssysteem wél effectief?

Laat proceseigenaars zelf de processen uitschrijven. Zij hebben immers de kennis en expertise en kunnen deze perfect vertalen in een flowchart. Zij weten meestal ook welke mogelijke veranderingen effectief beterschap brengen en welke niet. De beste verbetervoorstellen vind je meestal op de werkvloer.  

De beste ideeën komen van de vloer

Een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem wordt vooral door de mensen van het bedrijf zelf opgezet. Op die manier voelen medewerkers zich maximaal betrokken bij het eindresultaat. Het spreekt voor zich dat een dergelijke praktische aanpak op termijn tot een hoger rendement van het kwaliteitssysteem leidt.  

MVO, hoe doe je dat?

MVO, hoe doe je dat?

Waren voorheen eisen van je klanten grotendeels bepalend. Tegenwoordig zijn deze vervangen door maatschappelijk verwachtingen van stakeholders. Hiermee is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), ook wel duurzaam ondernemen,  belangrijker geworden.

MVO, hoe doe je dat?

Je overweegt MVO in te voeren in je bedrijf. Immers weet je wat MVO voor je bedrijf betekent.  En waarom je wat aan MVO wilt doen. Alleen je weet niet goed hoe. Je zoekt houvast om te inventariseren wat je bedrijf al doet op het gebied van duurzaamheid én wat je bedrijf nog meer kan doen.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen vraagt een grote omslag. In onder andere bedrijfsvoering, procesoptimalisatie, normaliseren, andere diensten en producten, samenwerken met ketenpartners en natuurlijk betrokkenheid van je medewerkers.

Om maatschappelijk verantwoord te kunnen ondernemen is betrokkenheid en gedragsverandering bij medewerkers van doorslaggevend belang.  Deze verandering versnel je door goed te organiseren. Een krachtig hulpmiddel daarbij is een managementsysteem. Zoals het MVO prestatieladder (ISO 26000) en kwaliteitszorg (ISO 9001).  Alleen hoe pakt je dit adequaat aan?

Systematische aanpak

Gezamenlijk schetsen we het beleid en vertalen deze vanuit een managementsysteem benadering naar strategie en concrete doelen op de werkvloer. Behoeften van het management krijgen op deze manier vorm in je bedrijf.

Waarom een management-aanpak effectief bijdraagt?

Sparx kwaliteitsmanagement speelt met zijn kennis en kunde op gebied van strategie, processen en organisaties een grote rol in het realiseren van MVO. Sparx reikt hulpmiddelen, technieken en methoden aan om MVO te implementeren. De organisatie in te richten, de communicatie te verbeteren, het gedrag van medewerkers te veranderen. En bovendien te voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen van stakeholders. Dit alles m.b.v. een managementsysteem.

Meer weten

Wil je meer weten over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (opzet, organisatie, kosten)? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem contact op met Frank Winter: E frank.winter@sparx.nl of M 06 811 922 95.

klanten tevreden houden

klanten tevreden houden

Veel mkb-bedrijven kiezen voor invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem volgens de norm ISO 9001:2015. Hoe werkt dat nu voor een mkb-bedrijf, zo’n ISO-certificering?

De redenen waarom mkb-bedrijven kiezen voor de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn divers. Een van de belangrijkste is dat klanten erom vragen. Klanten willen een garantie dat de producten en diensten die ze afnemen aan de door hen gestelde kwaliteitseisen voldoen. Met ISO 9001 laten mkb-bedrijven zien dat de producten en diensten die zij bieden tot stand zijn gekomen onder een effectief kwaliteitsmanagementsysteem. 

Omdat klanten erom vragen

Omdat ze hun organisatie willen verbeteren of omdat ze de kwaliteit van hun producten of diensten willen waarborgen. Vaak wordt dan iemand binnen het bedrijf aangewezen om het kwaliteitsmanagement erbij te doen, naast zijn andere taken. Bovendien wordt kwaliteitsmanagement meestal gezien als iets dat erbij komt, in plaats van dat het een integraal onderdeel wordt van de bedrijfsvoering. En soms wordt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit niet duidelijk toegewezen.

Klanten tevreden houden

Er bestaan daarnaast nogal wat misverstanden over ISO 9001. Men denkt direct aan administratieve rompslomp en regels. Of aan het afvinken van hokjes en lijstjes, met als doel een ingelijst certificaat aan de muur. Maar dan ga je voorbij aan waar het eigenlijk om draait. In de kern gaat ISO 9001 namelijk over klanttevredenheid. Hoe richt je je processen zo in dat je klanten tevreden houdt, zodat ze terugkomen. Een kwaliteitsmanagementsysteem brengt structuur aan in een organisatie. En het zorgt ervoor dat de strategie en de operatie beter op elkaar worden aangesloten. Het biedt, kortom, alles wat nodig is om een bedrijf effectief te besturen.

Maar hoe werkt dat nu voor een mkb-bedrijf,
zo’n ISO-certificering?

Hoe zit een kwaliteitsmanagementsysteem in elkaar? En hoe zit het precies met het in kaart brengen van risico’s en kansen? En niet in de laatste plaats: hoe zorg je ervoor dat alle relevante medewerkers van het bedrijf op de hoogte zijn van de invoering van het kwaliteitsmanagementsysteem, en dat iedereen betrokken is?

Met de NEN praktijkgids ISO 9001 voor het mkb wordt aan de hand van voorbeelden getoond hoe ISO 9001 eigenlijk werkt in de dagelijkse praktijk. Dat veel dingen in ISO 9001 al vanzelfsprekend zijn voor veel organisaties. En dat het vaak een kwestie is van gezond verstand. Bovendien worden tips en aanwijzingen gegeven die van pas kunnen komen als je binnen het bedrijf verantwoordelijk bent voor (de invoering van) het kwaliteitsmanagementsysteem.

Waarom zou je eraan beginnen?

Beginnen met een kwaliteitsmanagementsysteem is een strategisch besluit dat een organisatie helpt om de eigen prestaties te verbeteren. 

Een kwaliteitsmanagementsysteem op zichzelf zal niet per se leiden tot betere werkprocessen, producten of diensten. Het is wel een middel om een systematische aanpak on te voeren om doelen te bereiken die tot verbeteringen zullen leiden. 

Start vandaag nog met ISO9001

Wil je meer weten over ISO 9001 certificering? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem direct contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.

Bron: NENDe Praktijkgids ISO 9001 voor het mkb is verkrijgbaar bij NEN

ISO 9001 certificering

ISO 9001 certificeringWat is de meerwaarde van certificatie?

Met een ISO 9001 certificering heeft u een ‘bewijs’ dat u voldoet aan de eisen van een norm. Dit kan nuttig zijn in aanbestedingstrajecten. Maar ook klanten die er niet specifiek om vragen, vinden het prettig om te zien dat u uw organisatie op orde heeft. Intern wordt certificering vaak als mijlpaal en bekroning op heel veel werk gezien, en daarna is het een stok achter de deur om uw systeem actueel te houden.

Hoe verloopt het certificatieproces?

Als u wilt certificeren, dan wordt ISO 9001 in twee fases uitgevoerd.

Het fase één onderzoek kunt u zien als een soort generale repetitie: bent u toe aan de certificering en wat zijn eventuele ‘obstakels’? Het tweede fase onderzoek is het sluitstuk op uw ISO 9001 certificering. Deze twee onderzoeken vinden plaats binnen een periode van vijf maanden. Maar u kunt er ook voor kiezen het proces sneller te laten verlopen. Normaliter zit er tussen het eerste en tweede fase onderzoek twee tot drie maanden.

Wat is het fase één onderzoek?

De doelstellingen van het fase één onderzoek zijn:

  • de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem van uw organisatie beoordelen;
  • de specifieke omstandigheden van uw organisatie beoordelen en gesprekken voeren met medewerkers om te bepalen of de organisatie klaar is voor fase twee;
  • de status van uw organisatie en inzicht in de eisen van de norm beoordelen, meer in het bijzonder met betrekking tot het identificeren van de voornaamste prestaties van het managementsysteem of van significante aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering ervan;
  • de nodige informatie verkrijgen in verband met het toepassingsgebied (de scope) van uw managementsysteem, met inbegrip van:
    • de vestiging(en);
    • processen en middelen die worden gebruikt;
    • niveaus van ingestelde beheersmaatregelen (met name bij meer vestigingen);
    • eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
  • bepalen welke middelen nodig zijn voor fase twee en het met u vaststellen van de details van fase twee;
  • het plannen van het fase twee onderzoek, door voldoende inzicht te verkrijgen in het managementsysteem van uw organisatie en de activiteiten, in relatie tot de managementsysteemnorm of andere normatieve documenten;
  • beoordelen of de interne audits en de management reviews worden gepland en uitgevoerd en of de organisatie gereed is voor fase twee.

Wat is het fase twee onderzoek?

Het doel van het fase twee onderzoek is het beoordelen van de invoering, inclusief de doeltreffendheid, van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. Fase twee vindt plaats op uw locatie(s) en beslaat ten minste het volgende:

  1. informatie en bewijsstukken ten aanzien van het voldoen aan alle eisen in de van toepassing zijnde norm of in andere normatieve documenten;
  2. prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling ten opzichte van de voornaamste prestatiedoelen en taakstellingen (in overeenstemming met de verwachtingen in de van toepassing zijnde managementsysteemnorm of in een ander normatief document);
  3. het vermogen van uw kwaliteitsmanagementsysteem en de prestaties wat betreft het voldoen aan de eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen;
  4. operationele beheersing van uw processen;
  5. nterne audits en management review;
  6. managementverantwoordelijkheid voor het beleid.

Wat is de procedure na het behalen van het certificaat?

Uw certificaat is drie jaren geldig, mits er elk jaar een controleonderzoek plaatsvindt. Een jaar na het fase twee onderzoek vindt controle één plaats, twaalf maanden daarna controle twee.

Controleonderzoeken worden op uw locatie(s) uitgevoerd, maar zijn niet per se een onderzoek van het volledige kwaliteitsmanagementsysteem. Door controleonderzoeken kunnen wij bepalen of uw kwaliteitssysteem voortdurend aan de eisen voldoet. Elk controleonderzoek omvat minimaal het volgende:

  1. interne audits en management review;
  2. een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld;
  3. klachtenbehandeling;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem;
  5. voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering;
  6. voortdurende operationele beheersing;
  7. beoordeling van eventuele veranderingen;
  8. gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.

Een jaar na controle twee kunt u uw certificaat verlengen met een herbeoordeling.

Hoe verloopt de hercertificering?

Door hercertificering bevestigt u dat het kwaliteitsmanagementsysteem voortdurend aan de eisen voldoet en doeltreffend is en dat het voortdurend relevant en van toepassing is voor het toepassingsgebied van de certificatie. De herbeoordeling wordt tijdig met u gepland en uitgevoerd, zodat tijdige vernieuwing vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk is.

De herbeoordeling omvat minimaal het volgende:

  1. beoordeling van rapporten van voorgaande controleaudits en de prestaties van het managementsysteem gedurende de certificatiecyclus
  2. beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem in het licht van interne en externe veranderingen en de voortdurende relevantie en toepasbaarheid ervan binnen het toepassingsgebied van de certificatie;
  3. aantoonbare betrokkenheid om de doeltreffendheid en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem te behouden, om de algehele prestatie te verhogen;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Voor de herbeoordeling kan een fase één noodzakelijk zijn in situaties waarbij significante veranderingen zijn in het managementsysteem, de organisatie of de context waarbinnen het managementsysteem werkt (bijv.

Ga vandaag nog voor ISO9001

Wil je meer weten over ISO 9001 certificering? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem direct contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.

Communicatie voorkomt kwaliteitsproblemen

kwaliteitsproblemen

Uit onderzoek in bedrijven blijkt dat gemiddeld 80% van de kwaliteitsproblemen voortkomt uit het niet goed functioneren van het bedrijf. Het bestaan van kwaliteitsproblemen is te zien als er sprake is van ontevreden klanten en ontevreden medewerkers.

Het traceren van de oorzaken ervan is veelal een moeilijker opgave. In de praktijk blijkt met name de communicatie, zowel met de klant als in het bedrijf, de belangrijkste bron van kwaliteitsproblemen te zijn.

Veelal blijkt het volgende het geval te zijn:

  • klantwensen worden niet goed vertaald in de gevraagde producten en diensten;
  • door het ontbreken van juiste informatie treden er fouten in de planning op;
  • er ontbreekt een eenduidig systeem voor beheersing van de informatiestroom binnen het bedrijf.
Kwaliteit leveren is dus voor een groot deel een managementvraagstuk

Gedegen management van kwaliteit ofwel kwaliteitsmanagement, waarbij ook alle medewerkers worden ingeschakeld, bepaalt voor het belangrijkste deel het uiteindelijke kwaliteitsniveau van een bedrijf.
Het is daarom ook aan te raden een kwaliteitssysteem, bijvoorbeeld het internationaal bekende ISO9001, in te voeren. Vooropgesteld natuurlijk dat dit de weerslag vormt van het gestructureerd werken aan kwaliteitsverbetering.

Werk vandaag nog aan kwaliteitsverbetering

Wil je meer weten over kwaliteitsmanagement? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem direct contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.

Waarom is management-aanpak effectief bij MVO?

MVO, people profit planet
Vitruviusman (de mens als middelpunt) is een tekening van Leonardo da Vinci

U overweegt MVO in te voeren in uw bedrijf. Immers u weet wat MVO voor uw organisatie betekent en waarom u wat aan MVO wilt doen. Alleen u weet niet goed hoe. U zoekt houvast om te inventariseren wat uw bedrijf al doet op het gebied van MVO én wat uw bedrijf nog meer zou kunnen doen. Een management-aanpak draagt effectief bij aan MVO.

Waren voorheen eisen van uw klanten grotendeels bepalend, tegenwoordig zijn deze vervangen door maatschappelijk verwachtingen van stakeholders. Hiermee is maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), ook wel duurzaam ondernemen, meer relevant geworden.

Organisatorische veranderingen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen vraagt van uw organisatie een grote omslag. In onder andere bedrijfsvoering, procesoptimalisatie, normaliseren, andere diensten en producten, samenwerken met ketenpartners en natuurlijk betrokkenheid van uw medewerkers.

Om maatschappelijk verantwoord te kunnen ondernemen is betrokkenheid en gedragsverandering bij medewerkers van doorslaggevend belang. De mens staat dus centraal. Deze verandering versnelt u door goed te organiseren. Een krachtig hulpmiddel daarbij is een managementsysteem zoals het MVO prestatieladder (ISO 26000) en kwaliteitszorg (ISO 9001). Alleen hoe pakt u dit adequaat aan?

Managementsysteem benadering

Samen met u schetsen we het beleid en vertalen deze vanuit een managementsysteem-benadering naar strategie en concrete doelen op de werkvloer. Behoeften van het management krijgen op deze manier vorm in uw organisatie. In dit proces bied ik hulpmiddelen, technieken en methoden aan om MVO te implementeren, de organisatie in te richten, de communicatie te verbeteren, het gedrag van medewerkers te veranderen en niet in de laatste plaats te voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen van stakeholders.

Meer weten

Meer weten over MVO (opzet, organisatie, kosten)? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem contact op met Frank Winter: E frank.winter@sparx.nlof M 06 811 922 95.

Oude ISO-norm nog zeven maanden toegestaan

ISO9001:2015 deadlineOver zeven maanden, om precies te zijn op 15 september, worden alle ISO 9001:2008 certificaten ongeldig. De overgangstermijn van drie jaar om over te stappen op versie 2015 van de norm is dan voorbij. Als uw organisatie nog niet is overgestapt, is het dan onmogelijk om nog op tijd aan die nieuwe norm te voldoen?

Dat niet, maar het is nu wel een kwestie van aanpakken en keuzes maken. Daarbij zijn de volgende acties belangrijk:

  • Maak een afspraak met uw certificeerder. Hoe langer u wacht, hoe voller diens agenda en hoe meer kans u loopt niet voor 15 september aan de beurt te zijn.
  • Inventariseer welke analyses er al zijn. Een van de belangrijkere en omvangrijkere nieuwigheden in ISO 9001:2015 is de analyse van de organisatiecontext. Het beleid moet gebaseerd zijn op onderzoek naar en kennis van de eisen en wensen van relevante belanghebbenden, en interne en externe ontwikkelingen.
    Best kans dat er in uw organisatie in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen of marketing al bekend is welke belanghebbenden veel invloed hebben op de manier van werken. Ook best kans dat er voor de marketing of het meerjarenbeleidsplan onderzoek is gedaan naar ontwikkelingen in de markt en maatschappij. Of dat er een SWOT-analyse is uitgevoerd. Het kan ook gemakkelijk zijn dat marketing of verkoop een redelijk beeld heeft van de eisen en wensen van verschillende klantgroepen en dat het management weet welke eisen toezichthouders stellen. En hopelijk heeft de P&O’er al nagedacht over een strategische personeelsplanning. Zoek tenslotte de uitgevoerde risicoanalyses; vaak hebben financiële en IT-mensen al over risico’s nagedacht.
  • Organiseer een stevige sessie met het management. De nieuwe norm legt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit nog nadrukkelijker bij hen. Directeur(en) of bestuurder(s) en MT-leden moeten dus echt zelf in actie komen. Voor veel organisaties is dit gelukkig niet nieuw.
    Leidraad voor de sessie zijn de eisen voor de directiebeoordeling/ management review. Besteed een belangrijk deel van de beoordelingstijd aan de eisen die nieuw zijn in ISO 9001:2015. Dat betekent dat de analyses die in het vorige punt zijn verzameld kritisch beoordeeld, en waar nodig aangepast moeten worden. Daarnaast moet het kwaliteitsbeleid goed tegen het licht worden gehouden en is een kritische beschouwing van de verbetercultuur (inclusief de rol van de aanwezigen daarin) aan de orde. Plus uiteraard alle informatie die ook in het verleden in de directiebeoordeling aan de orde kwam. Trek heldere conclusies en benoem concrete acties.
  • Start risico-discussies per proces. De nieuwe norm is expliciet gericht op het omgaan met risico’s. De kansen en risico’s van de organisatie zijn in het bovenstaande aan de orde geweest. Maar het is ook zaak te onderzoeken wat de risico’s in de manier van werken zijn. Borgingsmaatregelen (waaronder het beschrijven van processen in procedures) moeten in verhouding staan tot de risico’s van een proces. Het is voor de hercertificering belangrijk dat deze manier van processen evalueren is opgestart. Omdat het een vorm van continu verbeteren is, hoeft het niet áf te zijn (continu verbeteren is tenslotte per definitie nooit klaar).

Komt u met deze acties zonder kleerscheuren door de audit? Daar valt natuurlijk geen garantie op te geven. Maar ze helpen wel voorkomen dat er dusdanige gaten zijn dat uw certificeerder een overgang op de nieuwe norm kansloos acht. Na de audit is het natuurlijk zaak om de acties uit de directiebeoordeling op te volgen. Ook moet u de deregulering, die onvermijdelijk uit het herbeoordelen van procesrisico’s volgt, doorzetten. Ofwel: na de audit gaat het erom structureel en continu invulling te geven aan een kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op risico’s en kansen.

Wilt u meer weten over (een audit voor) de overstap? Lees meer over de transitie diensten en neem contact op met Sparx bedrijfsondersteuning.

Kwaliteits-principes

kwaliteitsprincipesDe nieuwe ISO 9001:2015 kwaliteitsmanagement norm schetst een rol voor het topmanagement en de kwaliteitsmanager. De nieuwe norm kan afwijken van de huidige situatie. Welke zeven kwaliteitsprincipes worden gehanteerd in de nieuwe ISO9001:2015 norm?

  1. Klantgerichtheid: de organisatie streeft ernaar klant eisen en -verwachtingen te overtreffen.
  2. Leiderschap: de leiders op alle niveaus in de organisatie zorgen voor een eenduidig doelen richting.  Daarom creëren zij de voorwaarden voor de mensen die de kwaliteitsdoelstellingen moeten realiseren. Lees hier meer over leiderschap.
  3. Betrokkenheid(engagement)van medewerkers: bekwame en betrokken mensen in de organisatie. Dus zijn zij nodig om te presteren en waarde te leveren.
  4. Procesbenadering: consistente en voorspelbare resultaten. Deze worden effectiever en efficiënter gerealiseerd wanneer de activiteiten worden benaderd als samenhangende processen die functioneren als een coherent systeem.
  5. Verbetering: succesvolle organisaties hebben een voortdurende focus op verbetering.
  6. Op bewijs gebaseerde besluitvorming: beslissingen op basis van analyse en evaluatie van gegevens en informatie.  Welke leiden tot een hogere kans om de gewenste resultaten te behalen.
  7. Relatiemanagement: voor blijvend succes managen organisaties de relaties met betrokken partijen zoals leveranciers.
Meer weten

Meer specifieke informatie over kwaliteitsmanagement en de nieuwe ISO9001:2015 specifiek vindt u op deze pagina.

Heeft u een andere vraag of wilt u een bedrijfskundig advies voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op .

Grootse misverstanden nieuwe ISO9001-norm

ISO9001Omdat u nog ‘maar’ een jaar heeft voor de overstap naar de nieuwe ISO9001, is het belangrijk te weten wat u moet doen. En vooral ook: wat u niet moet doen en waar er verwarring door en in ontstaat.

Wij hebben de top 5 van de grootste misvattingen over de nieuwe ISO-norm voor u op een rijtje gezet.

1. ‘Alles moet worden vastgelegd’ en ‘Er hoeft niks meer te worden vastgelegd’

De grootste misvatting is dat ‘van ISO9001’ alles moet worden vastgelegd: processen, de contextanalyse, een analyse van risico’s en kansen et cetera. Neem het allemaal op in een beleidsplan, een kwaliteitshandboek of in stroomschema’s in een mooi softwarepakket en u voldoet aan de norm.

ISO eist helemaal niet dat alles wordt gedocumenteerd. En het bijzondere is, dat hoefde ook al niet in de vorige versie van ISO9001, die in 2008 werd gepubliceerd. Deze misvatting is hardnekkig en willen we graag uit de wereld helpen. Een nieuwe misvatting: u hoeft niets meer vast te leggen. ISO heeft weliswaar de zes verplichte procedures afgeschaft, er zijn wel degelijk eisen aan de documentatie.

Wat u wel moet vastleggen, leest u hier.

2. ISO9001-certificering = uniformering (en verlies aan vrijheid)

Een tweede misvatting over ISO9001 is dat de norm vereist dat processen in de organisatie op dezelfde, uniforme manier verlopen. Weg is de vrijheid om met klanten mee te bewegen die iets anders willen dan uw standaard dienstenaanbod. Snelheid in handelen? Foetsie door de bureaucratie van ISO.

Nee dus. De ISO9001-norm is erop gericht de klanttevredenheid van uw organisatie te vergroten. Als u het zo bekijkt, is het niet logisch dat de norm bijdraagt aan bureaucratie en minder flexibiliteit en snelheid, toch? Inderdaad. De norm stelt dat de organisatie de eisen aan haar producten en diensten afstemt op wet- en regelgeving, eigen kwaliteitseisen en de wensen van de klant. Hoe u dat regelt, dat mag u zelf beslissen en regelen. Elke klant een andere dienst? Dat kan prima, als u maar regelt dat de afspraken met klanten duidelijk en aan de klant gecommuniceerd zijn.

3. De contextanalyse en de analyse van risico’s en kansen moet worden vastgelegd

Een beetje voortbordurend op de eerste misvatting, maar omdat het nieuwe eisen van ISO betreft noemen we deze misvatting nadrukkelijk. In de nieuwe ISO staat dat u een contextanalyse moet doen en dat risico’s en kansen moeten worden bepaald.

Elke organisatie is geneigd deze analyses te documenteren. Dat kan, sterker nog, wij raden het zeker aan, maar dat eist ISO dus niet.

4. ISO9001 gaat om de eigen, interne organisatie

Een andere misvatting over de (nieuwe) ISO-norm is dat de interne organisatie centraal staat. Maar: uw kwaliteitssysteem is, als het goed is, erop gericht de klanttevredenheid te vergroten. In eerdere versies van ISO9001 was er nog een op de eigen organisatie gericht kwaliteitssysteem, in de huidige norm moet u ook naar buiten kijken. Dus doet u een contextanalyse, een verkenning van alle stakeholders in het speelveld met hun wensen en eisen? Bekijk het dan ook eens vanuit de ogen van uw klanten, en bijvoorbeeld van uw leveranciers.

En kijk ook eens op die manier naar risico’s en kansen. Daarmee identificeert u juist risico’s en kansen die voor hen belangrijk zijn èn dus uiteindelijk voor uw organisatie.

5. De nieuwe ISO9001 is wezenlijk anders dan de oude

Als laatste misvatting en tevens een drempel om de overstap te doen, is het idee dat de nieuwe ISO revolutionair anders is dan de oude norm.

Maar bedenk: uw primaire proces is niet gewijzigd als gevolg van de nieuwe norm. Net als uw klanten, uw leveranciers, uw medewerkers. De nieuwe norm acteert meer op het hoogste managementniveau, appelleert meer aan leiderschap én heeft een aantal nieuwe elementen. Maar wezenlijk anders is de norm niet.

Meer weten
Meer informatie over ISO9001 norm vindt op NEN.
Meer specifieke informatie over kwaliteitsmanagement en de nieuwe ISO9001:2015 specifiek vindt u op deze pagina.

Heeft u een andere vraag of wilt u een bedrijfskundig advies voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op .