Tagarchief: verbetering

ISO 9001 certificering

ISO 9001 certificeringWat is de meerwaarde van certificatie?

Met een ISO 9001 certificering heeft u een ‘bewijs’ dat u voldoet aan de eisen van een norm. Dit kan nuttig zijn in aanbestedingstrajecten. Maar ook klanten die er niet specifiek om vragen, vinden het prettig om te zien dat u uw organisatie op orde heeft. Intern wordt certificering vaak als mijlpaal en bekroning op heel veel werk gezien, en daarna is het een stok achter de deur om uw systeem actueel te houden.

Hoe verloopt het certificatieproces?

Als u wilt certificeren, dan wordt ISO 9001 in twee fases uitgevoerd.

Het fase één onderzoek kunt u zien als een soort generale repetitie: bent u toe aan de certificering en wat zijn eventuele ‘obstakels’? Het tweede fase onderzoek is het sluitstuk op uw ISO 9001 certificering. Deze twee onderzoeken vinden plaats binnen een periode van vijf maanden. Maar u kunt er ook voor kiezen het proces sneller te laten verlopen. Normaliter zit er tussen het eerste en tweede fase onderzoek twee tot drie maanden.

Wat is het fase één onderzoek?

De doelstellingen van het fase één onderzoek zijn:

  • de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem van uw organisatie beoordelen;
  • de specifieke omstandigheden van uw organisatie beoordelen en gesprekken voeren met medewerkers om te bepalen of de organisatie klaar is voor fase twee;
  • de status van uw organisatie en inzicht in de eisen van de norm beoordelen, meer in het bijzonder met betrekking tot het identificeren van de voornaamste prestaties van het managementsysteem of van significante aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering ervan;
  • de nodige informatie verkrijgen in verband met het toepassingsgebied (de scope) van uw managementsysteem, met inbegrip van:
    • de vestiging(en);
    • processen en middelen die worden gebruikt;
    • niveaus van ingestelde beheersmaatregelen (met name bij meer vestigingen);
    • eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
  • bepalen welke middelen nodig zijn voor fase twee en het met u vaststellen van de details van fase twee;
  • het plannen van het fase twee onderzoek, door voldoende inzicht te verkrijgen in het managementsysteem van uw organisatie en de activiteiten, in relatie tot de managementsysteemnorm of andere normatieve documenten;
  • beoordelen of de interne audits en de management reviews worden gepland en uitgevoerd en of de organisatie gereed is voor fase twee.

Wat is het fase twee onderzoek?

Het doel van het fase twee onderzoek is het beoordelen van de invoering, inclusief de doeltreffendheid, van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. Fase twee vindt plaats op uw locatie(s) en beslaat ten minste het volgende:

  1. informatie en bewijsstukken ten aanzien van het voldoen aan alle eisen in de van toepassing zijnde norm of in andere normatieve documenten;
  2. prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling ten opzichte van de voornaamste prestatiedoelen en taakstellingen (in overeenstemming met de verwachtingen in de van toepassing zijnde managementsysteemnorm of in een ander normatief document);
  3. het vermogen van uw kwaliteitsmanagementsysteem en de prestaties wat betreft het voldoen aan de eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen;
  4. operationele beheersing van uw processen;
  5. nterne audits en management review;
  6. managementverantwoordelijkheid voor het beleid.

Wat is de procedure na het behalen van het certificaat?

Uw certificaat is drie jaren geldig, mits er elk jaar een controleonderzoek plaatsvindt. Een jaar na het fase twee onderzoek vindt controle één plaats, twaalf maanden daarna controle twee.

Controleonderzoeken worden op uw locatie(s) uitgevoerd, maar zijn niet per se een onderzoek van het volledige kwaliteitsmanagementsysteem. Door controleonderzoeken kunnen wij bepalen of uw kwaliteitssysteem voortdurend aan de eisen voldoet. Elk controleonderzoek omvat minimaal het volgende:

  1. interne audits en management review;
  2. een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld;
  3. klachtenbehandeling;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem;
  5. voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering;
  6. voortdurende operationele beheersing;
  7. beoordeling van eventuele veranderingen;
  8. gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.

Een jaar na controle twee kunt u uw certificaat verlengen met een herbeoordeling.

Hoe verloopt de hercertificering?

Door hercertificering bevestigt u dat het kwaliteitsmanagementsysteem voortdurend aan de eisen voldoet en doeltreffend is en dat het voortdurend relevant en van toepassing is voor het toepassingsgebied van de certificatie. De herbeoordeling wordt tijdig met u gepland en uitgevoerd, zodat tijdige vernieuwing vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk is.

De herbeoordeling omvat minimaal het volgende:

  1. beoordeling van rapporten van voorgaande controleaudits en de prestaties van het managementsysteem gedurende de certificatiecyclus
  2. beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem in het licht van interne en externe veranderingen en de voortdurende relevantie en toepasbaarheid ervan binnen het toepassingsgebied van de certificatie;
  3. aantoonbare betrokkenheid om de doeltreffendheid en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem te behouden, om de algehele prestatie te verhogen;
  4. de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Voor de herbeoordeling kan een fase één noodzakelijk zijn in situaties waarbij significante veranderingen zijn in het managementsysteem, de organisatie of de context waarbinnen het managementsysteem werkt (bijv.

Ga vandaag nog voor ISO9001

Wil je meer weten over ISO 9001 certificering? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem direct contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.

Wat kenmerkt een goede consultant?

consultant, kwaliteit, management, bedrijfskundigEr zijn uiteraard minimaal noodzakelijke voorwaarden: slim zijn, goed opgeleid, welbespraakt, zelfverzekerd en business ready. Maar dat is niet waarvoor cliënten een consultant inhuren. Maar wat maakt een consultant dan een consultantsuperman?

Superkrachten

  • Nieuwsgierigheid. Het zit consultants in het DNA. Ze zoeken non-stop naar wat het échte probleem is, zijn niet bang om heel doortastend vragen te stellen.
  • Gestructureerd denken en communiceren. Gestructureerd denken is onmisbaar bij probleemoplossing: het vermogen om een diagnose te stellen, een centrale vraag, hypothese en gestructureerde aanpak te formuleren en een plan van aanpak voor de implementatie te ontwikkelen. Beknopt en precies communiceren is absolute meerwaarde in dit digitale tijdperk met korte aandachtspannes.
  • Herhalen tussen details opgraven en abstraheren. Het diepe induiken en naar details kijken, terug naar boven gaan en vragen wat dat dan betekent (dus? nou en?) – en dat weer verdere diepte-analyse laten aandrijven. Volgens de 80/20-regel.
  • Vasthoudendheid en doorzettingsvermogen. Nodig bij alles wat je doet, van datacollectie tot business-development. Net als vindingrijkheid en veerkracht. Je wordt vaak teruggefloten (onwelwillende mensen, data die je tegenspreken, offertes verliezen van concurrenten). Pak de scherven op en ga door. What doesn’t kill you makes you stronger.
  • Continu jezelf verbeteren. Je moet je cliënten altijd een stap voor zijn qua kennis en vaardigheden, actueel zijn, de vinger kunnen leggen op wat vitaal is. Blijven leren, jezelf geregeld opnieuw uitvinden als reactie op marktomstandigheden en trends, reflecteren op je ervaring.
  • Emotionele intelligentie, empathie, aardig zijn. Je werkt met cliënten en teams, en de grootste problemen bij implementatie zijn mens-georiënteerd. Daar komt bij: voor accountmanagement en business development is het opbouwen van vertrouwen en goede relaties onontbeerlijk.
  • Teamplay. Je zit in projectteams, accountteams, salesteams en later leiderschapsteams, en werkt onder grote druk en met strakke deadlines. Als je niet goed samenwerkt, veroorzaak je frictie en verslechter je prestaties.
  • Inschikkelijk zijn bij het leveren van resultaten. Dingen gaan zelden volgens plan. De cliënt verandert halverwege van mening, teamleden worden ziek, beloofde data en middelen worden niet geleverd, of de projectduur wordt ineens verkort (‘Kunnen we de deadline naar voren halen gezien de vakantie van de CEO?’). Houd er vooraf al rekening mee, maar weet je ook halverwege aan te passen en toch te leveren wat van je verwacht wordt.
  • Een specifieke expertise. Expertise waarmee jij het verschil maakt, rond iets actueels of heel specifieks als bitcoin of RPA (robotic process automation).
  • Oordeelsvermogen. Een combinatie van goed kunnen evalueren én goede besluiten kunnen nemen.

Bron: Consulting Magazine

 

 

5 stappen om een moeilijk besluit te nemen

besluit nemenElke dag nemen we duizenden beslissingen. De meeste zijn onbelangrijk, zoals wat we zullen eten vanavond, maar soms zijn de beslissingen moeilijk, omdat er zoveel van afhangt. Met deze 5 stappen, kun je een moeilijk besluit nemen. 

Philip Mudd is het gewend om een erg moeilijk besluit te nemen – beslissingen waar mensenlevens van afhangen. Hij werkte 25 jaar bij de Amerikaanse overheid, onder meer als vice-directeur van het CIA Counterterrorist Center en van de National Security Branch van de FBI.

‘Of je nou terroristen moet bestrijden of een pensioenfonds moet leiden, zware beslissingen moeten op dezelfde manier genomen worden.’ Philip Mudd ontwikkelde een besluitvormingssysteem dat uit vijf stappen bestaat. Het is gebaseerd op het analyseren van complexe data en het inschatten van risico’s.

1. Zoek uit wat de echte vraag is

Menigeen begint veel te snel met analyseren. Denk eerst eens rustig na over wat je nou eigenlijk precies wilt weten. De juiste vraag vind je door terugwaarts te werken: begin met wat je probeert te bereiken en werk dan terug, in plaats van vooruit te gaan en conclusies te trekken.

2. Splits complexe vragen uit in ‘drivers’, ofwel ‘information baskets’

Bij de analyse van Al Qaida werkte hij met ‘mandjes’ als ‘geld’, ‘rekruten’, ‘leiderschap’, ‘communicatie’ en ‘toegang tot wapens’. De informatie die je hebt en die binnenkomt, kun je dan verdelen over deze mandjes in plaats van alles op één onhanteerbare berg te gooien. Werk met maximaal tien mandjes.

3. Beslis over je metrics

Welke maatstaven ga je gebruiken om te meten hoe het probleem en de oplossing zich ontwikkelen? Metrics vormen een mind mirror: je kunt je beslissingen erop beoordelen.

4. Verzamel de gegevens

Verdeel ze over je mandjes en snij alles wat niet past eruit: een overmaat aan data geeft een vals gevoel van veiligheid en leidt niet noodzakelijkerwijs tot betere analytische besluitvorming. Onderzoek kritisch de validiteit van je data.

5. Zoek naar wat er ontbreekt

Ga er altijd van uit dat je analyse vol gebreken en gaten zit. De drie belangrijkste struikelblokken zijn de beschikbaarheidsbias (je focust op wat je kent en wat het laatst in het nieuws is geweest), het halo-effect (je negeert negatieve elementen omdat je gefascineerd bent door de positieve elementen) en intuïtie (je vaart op je buikgevoel in plaats van gedegen analyse). ‘Ik haat intuïtie’, zegt Mudd, ‘het is gevaarlijk en ik word er zenuwachtig van.’

Bron: Fast Company

Aan de slag met ISO-norm?

ISO-normOf u kiest voor een gecertificeerd systeem of werkt volgens de ISO-norm is uw vrije keuze. Of misschien beschikt u over een geïntegreerd systeem waar milieu-, kwaliteit- &  veiligheidsbeleid hand in hand gaan. In elk geval staat Sparx klaar om u hierbij te ondersteunen en te begeleiden.

Afhankelijk van uw vraag kan Sparx zorgen voor

  •  een scan van uw huidige situatie;
  • de implementatie van of overgang naar de nieuwe ISO-norm (9001 of 14001) in uw organisatie;
  • het opnemen van kwaliteits- milieu- en arbotaken;
  • het verdere beheer van uw managementsysteem (als consultant KAM-coördinator tijdelijk uw team versterken);
  • directiereviews;
  • en interne audits.

Interesse? Neem dan gerust contact op, Sparx helpt u graag verder!

‘vijf keer waarom’

oorzaakanalyseVeel organisaties hebben moeite met vaststellen van de oorzaken van afwijkingen: de oorzaakanalyse. Een van de pijlers van kwaliteitsmanagement is continu verbeteren. Dit klinkt wellicht eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het een lastige klus. Een handige methode hiervoor is de zogenaamde ‘vijf keer waarom’ -vraagtechniek.

Oorzaakanalyse

In het artikel ‘Continu verbeteren voor meer succes‘ in Kwaliteit in Bedrijf schetst drs. Sandra Henke van Certiked een proces voor het doen van oorzaakanalyses en continue verbetering.

Bron: Kwaliteit in Bedrijf